¿Qué es una Carta Gantt y cómo hacerla de forma sencilla?

Una de las mejores formas de planificar un proyecto es a través de las Cartas Gantt. Este tipo de documentos sirven para saber en todo momento qué tareas hacer de forma muy sencilla. Básicamente, el diagrama de Gantt es una simple tabla donde se marcan las tareas y los plazos para realizar dichas tareas.

Hoy en día es uno de los métodos de organización del trabajo más utilizados en la gestión de proyectos y de equipos de trabajo. Es algo así como la hoja de ruta o la carta de navegación principal del equipo, donde cada uno puede ver qué es lo que tiene que hacer.

¿Qué es una Carta Gantt?

que-es-carta-gantt
Imagen cedida por https://modelos-de.com

Una carta Gantt es un documento que muestra las tareas que se deben hacer en cada momento dentro de un proyecto. Para cumplir los objetivos del proyecto, hay una serie de fases que se deben ir completando.

Por ejemplo, si el proyecto consiste en publicar un libro las fases serían:

  1. Recopilación de la información.
  2. Planificación del índice.
  3. Redacción del contenido.
  4. Corrección del contenido.
  5. Maquetación del libro.
  6. Impresión del libro.
  7. Publicación y comercialización.

En este proyecto las fases van por orden, de modo que unas deben de realizarse antes que otras.

Ahora imagínate que cada fase corresponde a una persona, sería difícil coordinar el trabajo de todos ¿verdad? Pues una Carta Gantt lo que hace es ayudar a coordinar el trabajo de cada uno de los miembros de un proyecto.

¿Cómo hacer una Carta Gantt en Excel o a mano?

Las Cartas Gantt normalmente se hacen en Excel, aunque también pueden hacerse en Word o a mano. Son muy simples, básicamente parten de dos ejes, uno vertical y otro horizontal:

  • En el eje vertical debemos colocar aquellas tareas que se deben de realizar para completar los objetivos del proyecto. Es importante prestar especial atención pues deben de incluirse todas, y siguiendo un orden temporal lineal, es decir, primero se colocan las que deben hacerse primero.

En el caso de que cada actividad corresponda a una persona distinta también habría que indicarlo en el eje vertical al lado de la correspondiente tarea, quedando así:

eje-vertical-carta-gantt-diagrama
  • En el eje horizontal hay que marcar el tiempo de duración de cada actividad. Cada cuadrícula será una unidad de tiempo (horas, días…), de modo que si una actividad lleva 3 unidades de tiempo deberemos marcar tres cuadrículas. Además, hay que tener en cuenta el momento en que se va a empezar hacer esa actividad, de forma que si se empieza el tercer día habrá que marcar en la carta la tarea a partir de la tercera cuadrícula.

El resultado quedaría así:

carta-gantt-excel

¿Cuáles son los beneficios de hacer Cartas Gantt?

Las cartas o diagramas de Gantt tienen numerosos beneficios que nos pueden ayudar a ordenar las tareas, a optimizar el tiempo y a mejorar la productividad. En concreto, los principales beneficios son:

  • Unifican en un único documento las tareas de todo el equipo, de modo que cada miembro conoce en todo momento sus tareas y las de sus compañeros, logrando así un mayor conocimiento tanto de las tareas propias como de las de los compañeros del grupo.
  • Evitan confusiones. Cada miembro conoce exactamente qué es lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo, por lo que no hay pérdidas de tiempo en aclarar cuáles son los cometidos de cada uno.
  • Aportan información sobre la fase en la que se encuentra el proyecto. Las cartas Gantt permiten al jefe del grupo conocer de forma rápida en qué fase de desarrollo se encuentra el proyecto del grupo de trabajo.
  • Ayudan a ver qué defectos hay en la planificación de las tareas. Si hay algún fallo en la planificación el responsable de la carta podrá realizar las modificaciones que correspondan, de modo que será más complicado caer en el mismo error en futuros proyectos.
  • Facilitan la distribución de recursos, y es que al ser un documento tan gráfico, el coordinador puede conocer en todo momento qué áreas son las que requieren de más recursos.

Fuente: https://modelos-de.com/cartas/gantt/

Deja un comentario